Por quanto tempo guardar o XML das notas

O DANFE é a representação impressa da nota. Ele serve para acompanhar a mercadoria e para conferência visual, mas o documento fiscal em si é o arquivo XML, assinado digitalmente. É ele que a fiscalização pede, é ele que a contabilidade escritura e é dele que sai qualquer análise séria de compra, tributo ou frete.

Empresa que guardou só PDF por anos costuma descobrir isso no pior momento. Recuperar o XML depois nem sempre é possível, porque a consulta ao fisco tem alcance limitado no passado.

O prazo mais citado é de cinco anos, ligado ao período em que o crédito tributário ainda pode ser constituído ou revisto. Há situações que esticam esse horizonte, como processo em andamento, prejuízo compensável e obrigação de outra natureza sobre o mesmo documento.

Por isso a resposta responsável é: o piso é longo, o teto depende do caso, e quem define o prazo da sua empresa é o seu contador. Na dúvida entre apagar e manter, manter custa menos.

Os problemas se repetem: pasta em computador que trocou de dono, HD que parou, arquivo renomeado sem chave de acesso, e-mail de fornecedor que nunca chegou, e o clássico de guardar só o que passou pela contabilidade, deixando de fora o que chegou direto para a operação.

O outro erro é achar que o sistema de emissão resolve. Ele guarda o que a empresa emitiu; o que foi emitido contra o seu CNPJ vem de fora e depende de alguém buscar.

Três coisas: que o XML original esteja guardado, e não uma versão convertida; que dê para achar e exportar o arquivo depois, por período, fornecedor ou chave; e que a captura seja contínua, sem depender de alguém lembrar. É o que o monitoramento por certificado digital resolve, e por isso a guarda deixa de ser tarefa de alguém.