Emissão de NFS-e em lote, direto da planilha
Uma planilha com centenas de linhas vira centenas de rascunhos de NFS-e prontos para revisar e emitir. Cada linha com o seu tomador, o seu valor e a sua competência, sem digitar nota por nota.
O resumo
Uma obrigação que virou muitas notas iguais no mesmo mês, cada uma com um tomador diferente. Emissor de nota fiscal é feito para uma nota por vez.
O arquivo que você já tem em mãos vira a fila de trabalho. Você revisa uma vez, em uma tela, e emite o lote inteiro.
Nada é emitido sem a sua revisão. A importação para em rascunho justamente porque nota fiscal emitida não volta atrás.
O que a importação resolve sozinha
Tudo que dá para decidir sem você é decidido sem você. A sua atenção fica para o que a automação não consegue garantir.
Leitura do arquivo
Encoding e separador detectados por amostragem do próprio arquivo. Sem tela de opções, sem CSV que abre torto.
Reconhecimento das colunas
Origens já conhecidas são identificadas pelos próprios cabeçalhos, sem você apontar nada.
Dados do tomador
Os CNPJs da planilha são consultados e completados. O que faltar aparece separado, para você resolver só as exceções.
Detecção de linhas repetidas
Linhas que já viraram nota nas mesmas competências entram desmarcadas. Reimportar o mesmo arquivo não duplica nada.
Competência por linha
Um export que cobre vários meses é separado por competência, com o total de cada um no resumo da revisão.
Validação antes do envio
As regras fiscais rodam em todo o lote antes da primeira nota sair. Se alguma reprova, nenhuma é emitida.
Como emitir NFS-e em lote no NotaGuard
Da planilha aos rascunhos em duas telas, e dos rascunhos às notas em um clique.
Importe a planilha em CSV
Arraste o arquivo na tela de Emissão em lote. O NotaGuard detecta sozinho o encoding e o delimitador, então não importa se o CSV veio do Excel em pt-BR ou de um export em UTF-8.
Deixe o reconhecimento das colunas acontecer
Quando o arquivo é de uma origem já conhecida, as colunas são reconhecidas automaticamente. Se nenhum modelo casar, você mapeia coluna por coluna uma única vez.
Revise o resumo antes de criar qualquer coisa
Uma tela só mostra quantas notas serão criadas, o total por competência, os tomadores com dados faltando e as linhas que já foram importadas antes. Você ajusta a descrição, remove linhas e segue.
Emita os rascunhos revisados
A importação cria rascunhos, não notas. Em Rascunhos você seleciona o lote e manda emitir. A validação roda em todos antes de enviar o primeiro, porque nota emitida não se desfaz.
Precisa de ajuda?
Nossa equipe de suporte está disponível 24/7 para ajudar você a implementar essas configurações. Entre em contato através do chat ou WhatsApp. Você também pode consultar nossa página de suporte.
Quem precisa disso
O padrão é sempre o mesmo: muitos tomadores diferentes, o mesmo serviço, todo mês.
Afiliados de marketplace
Uma nota por loja que pagou comissão no mês. Na Shopee, o novo modelo fiscal da Comissão Extra passou a exigir isso do afiliado PJ.
Ver a página de afiliados ShopeeAgências e prestadores recorrentes
A mesma mensalidade para dezenas de clientes, com valor e descrição variando pouco entre eles.
Ver empresas de serviçosEscritórios contábeis
Fechamento com a planilha do cliente na mão e prazo curto para transformar aquilo em nota.
Ver escritórios contábeisAntes de começar: dois pré-requisitos
A emissão de NFS-e pelo Padrão Nacional depende destes dois pontos. Confira os dois antes de assinar qualquer coisa.
Certificado digital A1
É o certificado que assina cada nota. Para empresa é o e-CNPJ; para quem emite pelo CPF, o e-CPF.
- 1Você já tem? Você carrega o arquivo
.pfxe a senha na sua própria conta, e ele fica guardado lá para assinar as suas notas. - 2Não sabe se tem? Pergunte ao seu contador. É comum o escritório já ter emitido o certificado e guardado o arquivo.
- 3Não tem mesmo? Estamos com valores promocionais no certificado A1, e-CNPJ ou e-CPF, emitido pelo WhatsApp, sem instalar programa.
Seu município já emite pelo Emissor Nacional?
Digite o município onde você está estabelecido. É o município que recolhe o ISS da sua nota, e é ele que precisa estar habilitado.
O que ela não faz
Melhor você saber agora do que descobrir depois de assinar.
Não lê .xlsx direto
O arquivo precisa estar em CSV. No Excel, é um Salvar como antes de importar.
Não substitui o seu contador
Código de serviço, alíquota e regime tributário continuam sendo decisão da sua contabilidade. A ferramenta executa, não decide.
Não emite fora do Padrão Nacional
Se o seu município ainda emite pelo sistema próprio, a emissão em lote não atende você por enquanto.
Perguntas Frequentes
Dúvidas comuns sobre importar planilha e emitir NFS-e em lote.
A importação já emite as notas?▼
Não. A importação cria rascunhos. Você revisa o lote, ajusta o que precisar e só então manda emitir.
Antes de enviar a primeira nota, a validação fiscal roda em todas as selecionadas. Se alguma reprovar, o lote nem começa, porque erro fiscal costuma se repetir em todas as linhas e nota emitida não se desfaz.
Que formato de arquivo é aceito?▼
CSV. É o formato em que os relatórios de marketplace e de ERP costumam sair.
Se o seu arquivo está em Excel (.xlsx), use Salvar como > CSV antes de importar. O NotaGuard lida com os dois encodings comuns (UTF-8 e o do Excel em português) e com vírgula, ponto e vírgula ou tabulação como separador, sem perguntar nada.
E se a minha planilha não for de nenhuma origem conhecida?▼
Funciona igual. Quando nenhum modelo embutido casa com os cabeçalhos, aparece a tela de mapeamento: você diz qual coluna é o valor, qual é o documento do tomador, qual é a competência, e segue.
O mapeamento fica sempre ajustável, então dá para corrigir uma coluna sem começar do zero.
O que acontece se eu importar a mesma planilha duas vezes?▼
O NotaGuard compara com o que já foi importado nas mesmas competências e marca as linhas repetidas para você. Elas entram desmarcadas na revisão, então a duplicidade só acontece se você reincluir de propósito.
Preciso cadastrar cada tomador antes?▼
Não. Durante a importação, os CNPJs da planilha são consultados e os dados de cada tomador são completados automaticamente. O que não for resolvido sozinho aparece na revisão, para você preencher só o que faltou.
Ao final, os tomadores podem ficar salvos como clientes, e a próxima emissão para eles já sai pronta.
Existe um limite de linhas?▼
Não há um teto fixo de linhas, e um lote com mais de mil é lido e revisado normalmente. O que muda com o tamanho é o tempo: os dados dos tomadores são consultados um a um na primeira vez, e a emissão sai nota por nota, com a aba aberta.
Vale conferir também o seu plano, porque o volume de notas emitidas no mês conta para os limites da assinatura.
Serve para qualquer município?▼
Serve para os municípios habilitados a emitir pelo Emissor Público Nacional da NFS-e. Onde a emissão ainda acontece pelo sistema próprio do município, a importação em lote não atende.
Você pode conferir o seu município nesta mesma página, antes de assinar.
Importe a planilha e veja o lote montado
Você revisa antes de emitir qualquer nota. Dá para testar com o seu arquivo real e conferir o resultado sem emitir nada.