Como emitir NFS-e em lote a partir de uma planilha
Quando a mesma nota se repete dezenas de vezes com tomador diferente, digitar uma a uma deixa de ser trabalho e vira risco. Veja como transformar a planilha em notas.
Quando vale a pena
Comissões de marketplace, mensalidades de carteira, repasses. Um serviço só, muitos clientes diferentes.
Se o fechamento se repete com a mesma estrutura, o ganho não é de um mês, é de todos os meses seguintes.
Se você já tem um relatório ou export com os valores, o trabalho é conversão, não levantamento.
O que a sua planilha precisa ter
Menos do que a maioria imagina. O nome das colunas não importa: importa o conteúdo.
| Campo | Precisa? | Observação |
|---|---|---|
| Documento do tomador | Sim | CNPJ ou CPF. É o que identifica para quem a nota é emitida. |
| Valor do serviço | Sim | Pode vir formatado como moeda. A conversão acontece na importação. |
| Competência | Sim | O mês a que o serviço se refere. Competência futura não é aceita, e o mês em curso só entra com a data no primeiro dia. |
| Razão social ou nome | Ajuda | Quando o tomador é CNPJ, pode ser completado pela consulta automática. |
| Endereço | Ajuda | Idem. Fica na revisão o que não for resolvido sozinho. |
| Referência do cliente | Opcional | Nome da loja, do projeto ou do contrato. Entra na descrição da nota. |
Passo a passo da importação
Cinco passos, sendo que o mapeamento você faz uma vez por origem de arquivo.
Monte ou exporte a planilha
Cada linha precisa virar uma nota. O mínimo é: documento do tomador (CNPJ ou CPF), valor do serviço e competência. Nome, endereço e e-mail ajudam, mas boa parte disso pode ser completada pela consulta do CNPJ.
Salve em CSV
Se o arquivo está em Excel, use Salvar como e escolha CSV. Não se preocupe com separador nem com acentuação: a leitura detecta isso pelo próprio arquivo.
Importe e mapeie as colunas
Origens conhecidas, como o relatório mensal da Shopee, são reconhecidas pelos cabeçalhos. Quando o arquivo é seu, você mapeia as colunas uma vez e segue.
Revise o lote em uma tela
Confira quantidade de notas, total por competência, tomadores incompletos e linhas já importadas antes. Ajuste a descrição do serviço, que vale para o lote inteiro.
Emita os rascunhos
A importação cria rascunhos. Em Rascunhos você seleciona o lote e emite, com a validação fiscal rodando em todos antes da primeira nota sair.
Precisa de ajuda?
Fale com a gente pelo chat ou pelo WhatsApp. Você também pode consultar a página de suporte.
As armadilhas do CSV
Quase todo problema de importação nasce em uma destas quatro.
Abrir e salvar por cima no Excel
O programa reescreve o arquivo e pode alterar valores, datas e zeros à esquerda. Importe o arquivo como ele saiu da origem.
CNPJ virando número
Planilha adora comer o zero à esquerda e transformar documento em notação científica. Se for editar, deixe a coluna como texto.
Valor com separador trocado
1.234,56 e 1,234.56 são o mesmo número em convenções diferentes. Confira sempre o total do lote antes de emitir.
Linhas de total no meio do arquivo
Relatório feito para leitura humana costuma ter subtotal e rodapé. Essas linhas não são notas e precisam sair na revisão.
Antes de começar: dois pré-requisitos
A emissão de NFS-e depende destes dois pontos. Confira os dois antes de seguir com a assinatura.
Certificado digital A1
É o certificado que assina cada nota. Para empresa é o e-CNPJ; para quem emite pelo CPF, o e-CPF.
- 1Você já tem? Você carrega o arquivo
.pfxe a senha na sua própria conta, e ele fica guardado lá para assinar as suas notas. - 2Não sabe se tem? Pergunte ao seu contador. É comum o escritório já ter emitido o certificado e guardado o arquivo.
- 3Não tem mesmo? Estamos com valores promocionais no certificado A1, e-CNPJ ou e-CPF, emitido pelo WhatsApp, sem instalar programa.
O NotaGuard emite no seu município?
Digite o município onde você está estabelecido. É o município que recolhe o ISS da sua nota, e é ele que precisa estar habilitado.
Um caso concreto
O exemplo mais comum hoje é o de afiliados de marketplace, que passaram a emitir uma nota por loja parceira a cada mês.
Perguntas Frequentes
Dúvidas sobre importar planilha e emitir NFS-e em lote.
Quantas notas justificam emitir em lote?▼
Como regra prática, a partir de uma dúzia de notas iguais no mesmo fechamento já compensa. Abaixo disso, o portal resolve.
O que decide não é só o número, é a repetição: mesmo serviço, muitos tomadores, todo mês. Esse é o padrão em que digitar na mão custa caro e erra.
Que colunas a minha planilha precisa ter?▼
O essencial é documento do tomador (CNPJ ou CPF), valor e competência. Com isso já dá para montar o lote.
Razão social, endereço e e-mail deixam o resultado melhor, mas quando o tomador é CNPJ boa parte desses dados pode ser completada automaticamente na importação.
Meu arquivo é .xlsx. Preciso converter?▼
Sim, para CSV. É um Salvar como no Excel ou no Google Planilhas.
Depois disso, não precisa se preocupar com detalhes: encoding e separador são detectados a partir do próprio arquivo, então tanto faz se veio com vírgula, ponto e vírgula ou tabulação.
E se eu importar a mesma planilha duas vezes?▼
As linhas já importadas nas mesmas competências são identificadas e entram desmarcadas na revisão. Duplicar exige reincluir de propósito.
Dá para usar um modelo de descrição diferente por linha?▼
A descrição é montada por modelo, com campos da própria linha. Assim uma frase única gera textos diferentes: cada nota descreve o cliente e a competência dela.
Você edita o modelo antes de criar o lote, e a mudança vale para todas as linhas de uma vez.
Serve para NF-e de produto?▼
Não. Esta importação é de NFS-e, nota fiscal de serviço, pelo Padrão Nacional. Para NF-e, o NotaGuard atua no recebimento e na manifestação, não na emissão.
Traga a sua planilha e veja o lote montado
Você revisa antes de emitir qualquer nota, então dá para testar com o arquivo real sem emitir nada.