Como emitir NFS-e em lote a partir de uma planilha
Quando a mesma nota se repete dezenas de vezes com tomador diferente, digitar uma a uma deixa de ser trabalho e vira risco. Veja como transformar a planilha em notas.
Quando vale a pena
Comissões de marketplace, mensalidades de carteira, repasses. Um serviço só, muitos clientes diferentes.
Se o fechamento se repete com a mesma estrutura, o ganho não é de um mês, é de todos os meses seguintes.
Se você já tem um relatório ou export com os valores, o trabalho é conversão, não levantamento.
O que a sua planilha precisa ter
Menos do que a maioria imagina. O nome das colunas não importa: importa o conteúdo.
| Campo | Precisa? | Observação |
|---|---|---|
| Documento do tomador | Sim | CNPJ ou CPF. É o que identifica para quem a nota é emitida. |
| Valor do serviço | Sim | Pode vir formatado como moeda. A conversão acontece na importação. |
| Competência | Sim | O mês a que o serviço se refere. Competência futura não é aceita, e o mês em curso só entra com a data no primeiro dia. |
| Razão social ou nome | Ajuda | Quando o tomador é CNPJ, pode ser completado pela consulta automática. |
| Endereço | Ajuda | Idem. Fica na revisão o que não for resolvido sozinho. |
| Referência do cliente | Opcional | Nome da loja, do projeto ou do contrato. Entra na descrição da nota. |
Passo a passo da importação
Cinco passos, sendo que o mapeamento você faz uma vez por origem de arquivo.
Monte ou exporte a planilha
Cada linha precisa virar uma nota. O mínimo é: documento do tomador (CNPJ ou CPF), valor do serviço e competência. Nome, endereço e e-mail ajudam, mas boa parte disso pode ser completada pela consulta do CNPJ.
Salve em CSV
Se o arquivo está em Excel, use Salvar como e escolha CSV. Não se preocupe com separador nem com acentuação: a leitura detecta isso pelo próprio arquivo.
Importe e mapeie as colunas
Origens conhecidas, como o relatório mensal da Shopee, são reconhecidas pelos cabeçalhos. Quando o arquivo é seu, você mapeia as colunas uma vez e segue.
Revise o lote em uma tela
Confira quantidade de notas, total por competência, tomadores incompletos e linhas já importadas antes. Ajuste a descrição do serviço, que vale para o lote inteiro.
Emita os rascunhos
A importação cria rascunhos. Em Rascunhos você seleciona o lote e emite, com a validação fiscal rodando em todos antes da primeira nota sair.
Precisa de ajuda?
Nossa equipe de suporte está disponível 24/7 para ajudar você a implementar essas configurações. Entre em contato através do chat ou WhatsApp. Você também pode consultar nossa página de suporte.
As armadilhas do CSV
Quase todo problema de importação nasce em uma destas quatro.
Abrir e salvar por cima no Excel
O programa reescreve o arquivo e pode alterar valores, datas e zeros à esquerda. Importe o arquivo como ele saiu da origem.
CNPJ virando número
Planilha adora comer o zero à esquerda e transformar documento em notação científica. Se for editar, deixe a coluna como texto.
Valor com separador trocado
1.234,56 e 1,234.56 são o mesmo número em convenções diferentes. Confira sempre o total do lote antes de emitir.
Linhas de total no meio do arquivo
Relatório feito para leitura humana costuma ter subtotal e rodapé. Essas linhas não são notas e precisam sair na revisão.
Antes de começar: dois pré-requisitos
A emissão de NFS-e pelo Padrão Nacional depende destes dois pontos. Confira os dois antes de assinar qualquer coisa.
Certificado digital A1
É o certificado que assina cada nota. Para empresa é o e-CNPJ; para quem emite pelo CPF, o e-CPF.
- 1Você já tem? Você carrega o arquivo
.pfxe a senha na sua própria conta, e ele fica guardado lá para assinar as suas notas. - 2Não sabe se tem? Pergunte ao seu contador. É comum o escritório já ter emitido o certificado e guardado o arquivo.
- 3Não tem mesmo? Estamos com valores promocionais no certificado A1, e-CNPJ ou e-CPF, emitido pelo WhatsApp, sem instalar programa.
Seu município já emite pelo Emissor Nacional?
Digite o município onde você está estabelecido. É o município que recolhe o ISS da sua nota, e é ele que precisa estar habilitado.
Um caso concreto
O exemplo mais comum hoje é o de afiliados de marketplace, que passaram a emitir uma nota por loja parceira a cada mês.
Perguntas Frequentes
Dúvidas sobre importar planilha e emitir NFS-e em lote.
Quantas notas justificam emitir em lote?▼
Como regra prática, a partir de uma dúzia de notas iguais no mesmo fechamento já compensa. Abaixo disso, o portal resolve.
O que decide não é só o número, é a repetição: mesmo serviço, muitos tomadores, todo mês. Esse é o padrão em que digitar na mão custa caro e erra.
Que colunas a minha planilha precisa ter?▼
O essencial é documento do tomador (CNPJ ou CPF), valor e competência. Com isso já dá para montar o lote.
Razão social, endereço e e-mail deixam o resultado melhor, mas quando o tomador é CNPJ boa parte desses dados pode ser completada automaticamente na importação.
Meu arquivo é .xlsx. Preciso converter?▼
Sim, para CSV. É um Salvar como no Excel ou no Google Planilhas.
Depois disso, não precisa se preocupar com detalhes: encoding e separador são detectados a partir do próprio arquivo, então tanto faz se veio com vírgula, ponto e vírgula ou tabulação.
E se eu importar a mesma planilha duas vezes?▼
As linhas já importadas nas mesmas competências são identificadas e entram desmarcadas na revisão. Duplicar exige reincluir de propósito.
Dá para usar um modelo de descrição diferente por linha?▼
A descrição é montada por modelo, com campos da própria linha. Assim uma frase única gera textos diferentes: cada nota descreve o cliente e a competência dela.
Você edita o modelo antes de criar o lote, e a mudança vale para todas as linhas de uma vez.
Serve para NF-e de produto?▼
Não. Esta importação é de NFS-e, nota fiscal de serviço, pelo Padrão Nacional. Para NF-e, o NotaGuard atua no recebimento e na manifestação, não na emissão.
Traga a sua planilha e veja o lote montado
Você revisa antes de emitir qualquer nota, então dá para testar com o arquivo real sem emitir nada.