Classificar os serviços que a empresa contrata

Na NFS-e, a discriminação do serviço é um campo aberto. O mesmo tipo de contratação chega escrito de dez maneiras: uma assinatura de software pode vir como licença de uso, plataforma, SaaS ou serviço de tecnologia da informação. O código de tributação ajuda pouco, porque ele existe para o ISS, não para a sua gestão.

Somar isso por categoria exige ler cada descrição. É trabalho de leitura, não de cálculo, e é onde o assistente entra bem.

• Crie uma etiqueta Categoria do serviço com as opções software, consultoria, contabilidade, jurídico, marketing, manutenção, mão de obra e logística.
• Liste as notas de serviço que recebi no semestre e proponha a categoria de cada uma.
• Quais desses prestadores emitem para mim todo mês e quais foram contratação pontual?
• Quanto somam as notas de serviço etiquetadas como software no período?
• Qual prestador concentra o meu gasto com serviço?

A pergunta da recorrência é a que costuma dar o resultado mais imediato: prestador que aparece em doze competências seguidas é custo fixo, mesmo que ninguém tenha chamado de assinatura.

Depois de classificar e separar o recorrente, você tem o número que o dono pede e quase nenhuma empresa consegue mostrar: quanto sai por mês, todo mês, em serviço contratado, e em quais categorias. É a base para renegociar contrato e para encontrar assinatura que ninguém lembra de ter contratado.

Serviço de tecnologia é o caso clássico: entra por prestador de fora, é pago no cartão da área, e só aparece na contabilidade como despesa avulsa. Pela NFS-e recebida, ele aparece com nome e valor.

O custo de um serviço contratado não é só o valor da nota. ISS, INSS, IRRF e CSLL retidos aparecem na própria NFS-e e mudam o que sai do caixa. Vale pedir o recorte por retenção nas notas de serviço junto da classificação, para a categoria mostrar o custo cheio.